Grootschalig oktoberfest organiseren

Zo organiseer je een grootschalig of openbaar oktoberfest

Het oktoberfest is een populair themafeest om zelf te organiseren voor je vrienden, club, of ander gezelschap. Het organiseren van een grootschalig en openbaar Oktoberfest in je dorp of stad heeft een heel ander doel: het is een geweldige manier om je lokale gemeenschap samen te brengen en hen een unieke culturele ervaring te bieden. Wij geven al jarenlang advies aan allerlei grote oktoberfest-organisatoren en op deze pagina delen wij onze kennis en ervaring graag met je.

Dit zijn belangrijke zaken die je in overweging moet nemen als je ook een succesvol grootschalig en openbaar oktoberfest wilt organiseren. Wil je een kleinschalig oktoberfest organiseren? Lees hier de tips voor het organiseren van een kleinschalig oktoberfest.

Concept en doelgroep

Alhoewel je de naam ‘oktoberfest’ gaat gebruiken, is geen enkel oktoberfest in de praktijk hetzelfde. Het is belangrijk om een concept neer te zetten dat past bij je doelgroep en locatie. Denk na over het thema, de sfeer en de activiteiten die je wilt aanbieden. Wil je een traditioneel Beiers feest, een gezinsvriendelijk evenement of juist een modern event neerzetten dat een bepaalde doelgroep aanspreekt?

Kortom: is je doelgroep gezinnen, jongeren, lokale bewoners of toeristen? Overweeg bijvoorbeeld ook eens om je oktoberfest over een heel weekend te verspreiden, zodat je elke dag een andere doelgroep of thema centraal kunt stellen. Zo kun je bijvoorbeeld een familiedag organiseren, een dag voor jongeren, een traditionele dag en een dag voor senioren. Er zijn veel oktoberfeesten die dit doen.

Arrangementen

Ga je voor alleen entreetickets (staplaatsen), of wil je ook biertafeltickets (zitplaatsen) bieden? Ga je voor complete arrangementen inclusief eten en drinken? Ook eventuele arrangementen zijn een belangrijk onderdeel van je concept.

Planning, voorbereiding en team

Zorg eerst voor alle benodigde vergunningen en licenties bij je gemeente. Start idealiter een jaar tevoren al met de organisatie, maar nooit later dan een half jaar tevoren (in het geval van een event dat elk jaar plaatsvindt). Dit geeft je genoeg tijd om alle details uit te werken en eventuele obstakels te overwinnen. Stel een organisatie samen met leden die verantwoordelijk zijn voor verschillende onderdelen van je oktoberfest zoals financiën, logistiek, marketing en vrijwilligerscoördinatie.

Zorg ervoor dat de gekozen locatie voldoende ruimte biedt voor je activiteiten, zoals een biertent met podium, eetkraampjes, oktoberfest-kermis(je) met attracties. Natuurlijk is de invulling afhankelijk van je concept. Houd ook rekening met zaken als toegankelijkheid (fiets/ov) en parkeermogelijkheden.

Een belangrijk facet is tegenwoordig duurzaamheid. We hebben hier speciaal tips op een rijtje gezet voor een duurzaam oktoberfest. Wist je dat het Oktoberfest in München vooroploopt qua duurzaamheid?

Veiligheid en handhaving

Werk samen met lokale autoriteiten om veiligheidsmaatregelen te implementeren, zoals EHBO-posten, brandveiligheid en beveiliging. Veiligheid en handhaving zijn sowieso belangrijke thema’s rondom een oktoberfest, vooral omdat er grote hoeveelheden alcohol geconsumeerd worden. Voer een zero-tolerance beleid tegen handtastelijkheid en andere vormen van ongewenst gedrag.

Train je beveiligingspersoneel en vrijwilligers om adequaat te reageren op meldingen van seksuele intimidatie. Gebruik kunststof bierpullen in plaats van glazen om verwondingen door gebroken glas te voorkomen. Dit kan bijdragen aan een veiligere omgeving, vooral wanneer je bezoekers onder invloed zijn.

Feesttent en sfeer

Een grote feesttent is eigenlijk inherent aan het Oktoberfest. Het biedt niet alleen bescherming tegen het herfstweer, maar creëert ook de juiste sfeer en ambiance die bij een Oktoberfest hoort. Creëer een authentieke Beierse sfeer met traditionele decoraties zoals blauwe en witte vlaggen, bierbanken en tafels, en typisch Beierse accenten. Moedig ook je bezoekers aan om traditionele klederdracht te dragen, zoals Lederhosen en Dirndls om de sfeer compleet te maken en kleed ook je personeel aan. Veel feesten in Nederland werken overigens naast bierbanken ook met sta-gedeeltes of sta-tafels (“minder traditie, meer feest”).

Bier en maaltijden

Het Oktoberfest is een bourgondisch feest en naast drinken horen hier ook gerechten bij. Denk aan typische Duitse gerechten als broodje Wurst, Pretzels (wat ons betreft de twee meest iconische gerechten) of kip, Bayerisch borrelplankje, Pommes of schnitzel. Een leuk idee is het inhuren van een oktoberfest-foodtruck.

Voor wat betreft bier: schenk Duits bier of werk samen met een lokale leverancier of biermerk. Echt Oktoberfestbier uit München halen is vaak niet rendabel. Bied uiteraard ook fris, water, wijn, schnaps en andere populaire dranken aan. Zoals hierboven ook aangegeven: serveren in kunststof bierpullen is uiteraard onmisbaar aspect.

Oktoberfest entertainment

Boek oktoberfest artiesten als bands, muzikanten of dj’s die passen bij je concept. Huur eventueel een ervaren Oktoberfest-presentator in om het evenement te leiden. Een goede presentator kan bijdragen aan de sfeer, het programma aankondigen en zorgen voor een vlotte overgang tussen activiteiten. Plan eventueel leuke wedstrijden zoals bierpulschuiven, bierpul tillen, oktoberfest spellen of quizzes om het ijs te breken.

Marketing en promotie

Een heel belangrijk onderdeel van je grootschalige, openbare oktoberfest is natuurlijk de promotie. Als het goed is weet je in jouw regio de juiste kanalen inmiddels wel te vinden. Werk ook samen met lokale bedrijven die je evenement kunnen promoten. Overweeg ook sponsoring en partnerschappen en verspreid je ticketlink actief om je bereik te vergroten.

Zet natuurlijk sowieso social media in en maak aantrekkelijke content en gebruik relevante hashtags. Verkoop tickets van tevoren om de interesse te peilen en een deel van de kosten te dekken. Het Oktoberfest vindt natuurlijk plaats ná het festivalseizoen, dus het is belangrijk je bezoekers vóór het festivalseizoen al lekker te maken. Denk bijvoorbeeld aan early bird-korting. Veel oktoberfeesten starten hun ticketverkoop voor de volgende editie al vlak na een vorige editie.

Vrijwilligers en personeel

Omdat het oktoberfest een volksfeest is, wordt er vaak met vrijwilligers gewerkt. Denk aan clubs of stichtingen. Werf voldoende vrijwilligers en personeel die je kunnen helpen bij de verschillende taken tijdens het evenement. Zorg voor een goede training en duidelijke instructies. Denk eventueel aan professioneel horecapersoneel dat serveert in Lederhosen en Dirndls. Bied vrijwilligers leuke beloningen zoals gratis toegang tot het evenement, maaltijden en drankjes. Een bedankfeestje na afloop doet het ook altijd goed 😉

Evaluatie en feedback

Niet heel vanzelfsprekend en het wordt vaak vergeten, maar toch heel belangrijk: vraag bezoekers, vrijwilligers en leveranciers om feedback na het evenement. Gebruik enquêtes en sociale media om waardevolle inzichten te krijgen. Analyseer wat goed ging en wat verbeterd kan worden voor toekomstige edities. Documenteer je bevindingen en ervaringen om de volgende keer nog succesvoller te zijn.

Kosten van een grootschalig, openbaar oktoberfest

Niet onbelangrijk: wat kost een grootschalig (openbaar) Oktoberfest? De kosten voor het organiseren van een grootschalig Oktoberfest kunnen sterk variëren, afhankelijk van de locatie, omvang en het gekozen concept. Hieronder staan wat belangrijke kostenposten:

Locatie: huur van de locatie kan variëren van €1.000 tot €10.000, afhankelijk van de grootte en voorzieningen.
Huur tent en aankleding: een grote feesttent kan tussen de €5.000 en €20.000 kosten, afhankelijk van de grootte en inrichting.
Vergunningen: kosten voor vergunningen kunnen variëren van €500 tot €5.000.
Kledinghuur: denk aan €30 a €40 euro per set voor het personeel of je gasten.
Entertainment: kosten voor bands, dj’s, presentatoren en andere acts kunnen variëren van €1.000 tot €15.000.
Eten en drinken: afhankelijk van de afspraken met leveranciers, kunnen de kosten voor eten en drinken aanzienlijk variëren. Denk aan €20 a €30 euro per persoon voor een compleet menu, of laat je bezoekers het eten zelf betalen.
Marketing: het budget voor marketing en promotie kan bijvoorbeeld tussen de €1.000 en €10.000 liggen.
Veiligheid: kosten voor beveiliging en EHBO-personeel kunnen variëren van €2.000 tot €10.000, tenzij je met vrijwilligers werkt.
Duurzaamheid: investeringen in duurzame oplossingen zoals herbruikbare kunststof bierpullen en recyclingstations kunnen enkele duizenden euro’s kosten. Huren is uiteraard sowieso een duurzame optie.

Schrik je hiervan? 😉 Niet getreurd. Omdat het oktoberfest uit veel verschillende ingrediënten bestaat, kun je zelf bepalen waar je het meeste geld aan uit wilt of kunt geven, afhankelijk van je concept. Bovenstaande kosten zijn bovendien indicatief.

Hoe kan een oktoberfest-specialist je helpen?

Benieuwd met welke diensten en producten wij jouw organisatie kunnen helpen? Bekijk onze diensten en producten in het hoofdmenu. Uiteraard krijg je daar altijd gratis advies op maat bij van onze oktoberfest-experts. Denk aan advies rondom budgettering, decoratie, ingetekende plattegronden voor je Festzelt, advies rondom promotie, statiegeldmunten voor bierpullen en allerlei andere vragen die je misschien nog hebt.

Ein Prosit!

Neem contact op